Il metodo alla base della matrice di Eisenhower permette la gestione delle priorità attraverso la valutazione delle attività secondo 4 criteri per massimizzare la produttività aziendale e personale
La matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.
È opportuno precisare innanzitutto che “importante” è un concetto soggettivo: ciò che è importante per te può non esserlo per qualcun altro. Le priorità sono legate ai nostri valori, principi ed obiettivi, e possono quindi essere diverse per ciascuno di noi.
Il concetto di “urgente”, invece, è oggettivo, e dipende unicamente dalla variabile tempo. Va applicato quindi a quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza.
Analizziamo ora i singoli quadranti in dettaglio.
1: Azioni che vanno compiute al più presto e che non sono delegabili ad altri (progetti in scadenza, telefonate ai clienti, problemi pressanti e da risolvere con urgenza, programmi in scadenza o già scaduti.
2: Azioni importanti ma non urgenti, come progetti a medio/ lungo termine, attività mirate al tuo miglioramento personale, o la definizione di nuove strategie operative da mettere in pratica. Corsi di formazione, attività sportive, controlli ed esami medici, ricerca d nuove opportunità, etc
3: Attività urgenti ma non importanti, si tratta di azioni ritenute urgenti e considerate ingannevolmente importanti, quasi sempre dipendenti da persone o comunque situazioni esterne, spesso e volentieri delegabili.
4: Tutto ciò che è puro e semplice spreco di tempo: attività banali o superflue, distrazioni, scuse più o meno consapevoli per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente. Molto spesso si tratta di una via di fuga per chi è soverchiato da problemi che ha paura di affrontare, e che inevitabilmente finirà per rimpiangere di aver sprecato inutilmente il proprio tempo.
Alla base della a Matrice di Eisenhower deve esserci prima di tutto un elenco dettagliato dei tuoi impegni, ordinati in base alla priorità e individuando nel modo più accurato possibile le scadenze e le risorse a tua disposizione.
Ecco un piccolo trucco per tenere a mente questo schema utilizzando la parola TIME:
- 1: Tassativo
- 2: Importante e Indispensabile
- 3: Mobile o darne Mansione a qualcun altro
- 4: Eliminabile
Pianificando anticipatamente il tuo lavoro utilizzando la Matrice di Eisenhower ti consentirà di aumentare la tua produttività, ridurre lo stress stress, e disporre di più tempo libero da dedicare ai tuoi affetti ed alle tue passioni.
